Краткий отзыв на крайне полезную книгу “Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты”. Краткий потому, что этой книгой надо пользоваться, а не читать отзывы о ней!
Сколько писем вы пишете за день? Мои коллеги пишут и получают, по их словам, от 100 до 200 писем в день (я бы с ума сошла))). Кто-то из нас пишет меньше, кто-то больше, но объединяет нас то, что ЭТО делают все. И будет хорошо, если вы ЭТО будете уметь. То есть будете уметь писать письма, которые достигают своих целей.
Перед нами книга именно о том, как написать такое письмо. Официальное или не очень, просьбу или отказ, претензию или оправдание. О том, как построить текст, и даже как его отформатировать.
Так как книга полезная вся, и ее стоит читать целиком, то приведу только несколько полезностей:
- Принцип дерева в построении текста: сначала заглавная фраза объясняет, с чем мы пришли, затем заглавные фразы абзацев крупными мазками обрисовывают ситуацию, потом “рядовые” предложения сообщают детали. (подробнее именно о построении текста можно почитать в “Пирамиде Минто”)
- Нужно найти “грош” - то, что интересует и волнует адресата, отвечает его потребностям, - и показать этот грош.
- Если нам нужны действительно понятные тексты, то подлежащие и сказуемые в этих текстах нужно делать конкретными и информативными. И если мы говорим о действии, то суть этого действия в сказуемом должен передавать глагол.
- Предложения должны начинаться с самого главного (подлежащее-сказуемое, уже потом детали).
- Варианты лид-абзаца (то, что в самом начале): записываемся во влиятельные; записываемся в близкие и знакомые; стараемся понравится; убеждаем, что пропадем без адресата; заинтересовываем и интригуем.
Там очень много всего, но я боюсь переписать всю книгу, если начну выписывать что-то еще )
В каждой главе приводится пример письма, в том числе и из классики (Чехов, Пушкин, Крылов), который соотвествует заданной теме. Один из примеров можно прочитать только ради удовольствия - переписка жильцов с начальником ЖЭКа.
По-хорошему, надо написать, что эта книга должна быть настольной, ее надо перелистывать при составлении трудных писем, пока все советы не впечатаются в кончики пальцев и не войдут в привычку. Все это так. Но если держать на столе все настольные книги, то на нем скоро не останется места для работы и придется заводить второй стол. Но!
Даже если этой книги нет под рукой, можно пользоваться шаблонами писем для разных обстоятельств (что я и делаю время от времени). В них четко описано, что должно быть в том или ином письме. Эта информация может здорово помочь, особенно, если не знаешь, как подступиться к тексту.
Только не переусердствуйте. Как в любом деле, в письмах не стоит чересчур увлекаться, переходить за невидимую грань. А то вот напишешь одному умному человеку “тебе, как умному человеку, должно быть понятно…”, а он вдруг коситься на тебя станет. Пример из жизни, между прочим! Будьте внимательны ;)
Все остальное для того, чтобы писать необыкновенные письма, вы найдете в книге “Искусство делового письма”. Она читается чуть ли не на одном дыхании (а когда нужно написать важнейшее письмо, то и на двух - читается и перечитывается!).
Вера Пантелеева
Ссылка на оригинал публикации